Tietosuojaseloste

Päivitetty 22.12.2021

Rekisterin nimi: Suomen Estetiikan Seura ry:n jäsenet

Rekisterin pitäjä: Suomen Estetiikan Seura ry, suomenestetiikanseura@gmail.com

Rekisterin vastuuhenkilö: sihteeri, Jussi Pentikäinen, jussi.pentikainen[at]helsinki.fi

Tietojen käyttäminen ja säilytys sekä rekisterin tietosisältö:

Suomen Estetiikan Seura ry pitää yllä jäsenrekisteriä seuran toiminnan ylläpitämiseksi tarvittavista tiedoista. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito jäseniin, jäsensuhteiden ylläpito sekä seuran säännöissä hyväksytty markkinointi. Seura voi kohdentaa viestintää rekisterin tietojen perusteella esimerkiksi opiskelijajäsenilleen.

Seuran säännönmukaisesti tallentamat tiedot ovat: nimi, sähköpostiosoite, jäsenyysaika ja -tyyppi (normaali-, opiskelija-, yhdistysjäsen) sekä tehtävät seurassa. Seura tallentaa tarvittaessa seuraavia tietoja: postiosoite, akateeminen oppiarvo, toimipaikka, puhelinnumero, profiilit sosiaalisen median palveluissa. Suomen Estetiikan Seura säilyttää tietoja sen ajan, joka seuran toiminnan ylläpitämiseksi on tarpeellista. Seura säilyttää pysyvästi jäsentensä nimiä sekä tietoa jäsenyysvuosista ja jäsentensä tehtävistä seurassa.

Säännönmukaiset tietolähteet:

Henkilötietojen lähteinä ovat rekisteröityjen jäsenten itsestään tai organisaatiostaan toimittamat tiedot. Tiedot kerätään rekisteriin pääsääntöisesti jäsenten lähettäessä jäsenyystoiveensa seuran sihteerille sähköpostitse sekä jäsenmaksun maksamisen yhteydessä. Seuran jäsenet ovat voineet toimittaa tarvittavia tietoja seuralle myös muuten. Tarvittaessa esimerkiksi jäsenten sähköpostiosoitteita on kerätty internetistä.

Oikeudet:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Jokaisella jäseneksi rekisteröidyllä on oikeus oikaista virheellisiä tietoja ja pyytää omien tietojensa poistamista. Seura pyrkii korjaamaan virheellisiksi havaittuja tietoja myös oma-aloitteisesti. Seuran sihteeri vastaa tallennettujen tietojen toimittamisesta pyynnöstä rekisteröidylle. Jäsenrekisteriasioissa pyydämme ottamaan yhteyttä seuran sihteeriin.

Henkilötietojen luovuttaminen:

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille eikä seura luovuta jäsentietoja ilman jäsenen lupaa kolmannelle osapuolelle suoramarkkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu rekisteröidyn jäsenen itsensä kanssa. Tietoja voidaan jäsenen luvalla siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle seuran säännöissä hyväksytyn toiminnan tukemiseksi esimerkiksi muille estetiikan seuroille.

Henkilötietojen suojaaminen:

Suomen Estetiikan Seura ry vastaa rekisterinpitäjänä hallinnoimiensa henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta. Jäsenrekisteriin on pääsy vain seuran hallituksen jäsenillä sekä seuran harjoittelijoilla. Jäsenrekisteriä säilytetään Google LLC:n Google Drive -palvelussa. Google LLC on sitoutunut noudattamaan EU-komission mallisopimuslausekkeita taatessaan riittävän tietosuojatason käsittelemilleen tiedoille (Google Data Processing and Security Terms 2.0 <https://cloud.google.com/terms/data-processing-terms>). Tiedot on suojattu Google Drive -palvelun käyttöoikeusasetuksin. Lisäksi tietoja on tallennettu manuaaliseen aineistoon, jota säilytetään lukitussa tilassa. Jäsenrekisteriin tallennettuja tietoja ja Google Drive -palvelun käyttöoikeuksia käsitellään luottamuksellisesti.